4 hal yang harus dipersiapkan agar selama presentasi bisa berjalan dengan lancar:
1. Menguasai Materi.
Seorang pembicara yang tidak menguasai materi, bisa terlihat dari caranya menyampaikan presentasi. Dia akan lebih banyak melihat catatannya, entah itu catatan di kertas, laptop atau yang terpampang di layar proyektor. Jika ini yang kita lakukan, maka sama halnya kita mendikte audien. Pernahkah kita menjumpai pada saat sekolah atau kuliah, seorang guru atau dosen selalu mengajar dengan membacakan buku yang dibawanya sementara kita mencatat? Bagaimana rasanya? Sangat menjemukan tentunya. Untuk itu gunakanlah catatan sebagai kunci agar step-step presentasi yang kita bawakan bisa sistematis, bukan hanya dibacakan. Oleh karena itu seorang pembicara mutlak hukumnya untuk menguasai materi.
2. Mengenali Audien.
Audien sering dianggap sebagai obyek pasif yang hanya menerima informasi dari pembicara. Karena itu banyak pembicara yang menyampaikan presentasi dengan asal-asalan dan sangat cepat, yang penting materi sudah tersampaikan dan tidak memakan banyak waktu. Cara ini biasanya dilakukan oleh pembicara pemula atau yang baru belajar berbicara di depan, karena mungkin saking nervouse-nya sehingga dia menyampaikan informasi seperti iklan koran "padat, singkat, terpercaya"... hehehe.
Memang untuk membuat audien memahami materi hanya dalam sekali pertemuan sangatlah sulit, namun respon yang ditunjukkan mereka selama berjalannya presentasi itulah yang menjadi tolak ukur sukses/tidaknya seorang pembicara dalam menyampaikan informasi. Untuk itu jika kita sebagai pembicara harus mengenali siapa audien yang menjadi target penyampaian informasi. Setelah itu baru kita bisa menentukan materi, susunan kata serta cara penyampaiannya. Pembicara yang bagus adalah orang yang mampu menyampaikan informasi dengan bahasa yang dimengerti oleh audiennya, seperti kata pepatah "Jangan bicara tentang warna kepada orang buta".
3. Mengetahui Peralatan Pendukung.
Jika dalam presentasi menggunakan sarana pendukung seperti sound sistem, lcd proyektor atau peralatan elektronik lainnya seyogyanya pembicara harus mengetahui cara penggunaannya. Hal ini untuk mencegah kesalahan yang terjadi akibat ketidak tahuan menggunakan peralatan, seperti mikrofon mendenging, slide yang seharusnya maju ke halaman depan justru malah balik ke halaman sebelumnya, dan sebagainya. Kesalahan seperti ini bisa berakibat konsentrasi baik pembicara maupun audien menjadi pecah, si pembicara menjadi panik dan respon audien akan menurun. Karena itu sangat disarankan bila kita menjadi pembicara, untuk mencoba semua peralatan yang digunakan sebelum acara presentasi berlangsung.
4. Menyiapkan Rencana Alternatif.
Terkadang selama presentasi, ada saja hal-hal yang terjadi yang bisa membuat jalannya presentasi terganggu. Misalnya mikrofon (wireless) tiba-tiba mati karena kehabisan baterai, laptop yang tiba-tiba hang, file presentasi yang rusak dan tidak bisa dibuka dan lain sebagainya. Jika kita tidak mempersiapkan rencana alternatif, maka bisa jadi presentasi akan terhenti. Dan tentunya ini tidak hanya membuyarkan konsentrasi tapi juga menurunkan penilaian audien terhadap pembicara dan panitia pelaksana.
Setelah kita mempersiapkan segala sesuatunya, maka saat ini waktunya untuk menyampaikan presentasi kepada audien. Agar presentasi yang kita bawakan bisa berjalan dengan baik dan menarik serta mendapatkan respon yang positif dari audien, maka kita perlu memperhatikan hal-hal berikut ini:
- Penampilan.
Tidak peduli presentasi itu dibawakan oleh ketua RT kepada warganya, atasan kepada anak buahnya, guru kepada muridnya, seorang marketing kepada calon pelanggannya dan lain sebagainya... yang namanya penampilan harus dijaga.
- Raut muka kita harus terlihat berseri, jangan terlihat kusam seperti orang dikejar hutang.
- Baju yang kita kenakan harus rapi dan bersih, jangan acak-acakan seperti orang habis kalah judi.
- Jika habis makan, periksalah mulut dan gigi siapa tahu ada yang masih nyangkut.
- Pokoknya penampilan dari ujung rambut sampai ujung kaki harus
benar-benar dijaga, karena penampilan adalah kesan pertama untuk menilai
seseorang. Seperti moto sebuah iklan, "Kesan pertama begitu menggoda, selanjutnya terserah anda..."
- Suara.
Dalam menyampaikan presentasi, suara yang kita keluarkan harus jelas. Tidak terlalu keras seperti orang sedang mengamuk atau terlalu pelan seperti orang lagi menggerutu. Pengucapan huruf vokal pun harus jelas antara A, I, U, E dan O, agar informasi yang kita sampaikan bisa ditangkap dengan jelas oleh audien. Intonasi suara juga perlu diperhatikan, jangan menyampaikan presentasi dengan suara yang datar. Seperti mendengarkan lagu, apakah enak didengar jika hanya menggunakan satu nada/not saja? Pasti akan banyak penonton yang segera pergi meninggalkan kita.
- Ice Breaking.
Sebelum masuk ke materi presentasi, sebaiknya pembicara melakukan ice breaking untuk mencairkan suasana. Ice breaking bisa dengan cara kita memperkenalkan diri, menanyakan kabar audien, cerita ringan atau mengungkapkan alasan mengapa kita memilih materi. Jika suasana antara pembicara dengan audien sudah cair, maka akan lebih mudah kita dalam menyampaikan informasi.
- Body Language (Bahasa Tubuh).
Acara presentasi bisa disebut sebagai sarana "show" bagi pembicara yang disaksikan audien. Maka jangan pernah kita menyampaikan presentasi seperti patung atau seperti murid yang dihukum gurunya, hanya berdiri diam di satu tempat.
- Kuasailah ruangan dengan bergerak kekiri, kekanan, atau bila perlu maju ke audien. Dengan kita bergerak maka pandangan audien juga akan bergerak tidak cuman melihat satu titik, itu bisa membuat audien tidak mengantuk.
- Gerakkan tangan, mimik muka, bila perlu anggota tubuh untuk berekspresi, jangan suka menyimpan tangan kita ke dalam saku karena itu bisa membuat audien jenuh.
- Bila kita menyampaikan presentasi sambil duduk berjejer di depan,
jangan sampai kondisi itu membuat kita kaku. Tetap gunakan tangan dan
mimi muka, bila perlu kita ambil mikrofon dari stand-nya agar gerak kita
bisa lebih bebas.
- Eye Catching (Tatapan Mata).
Menyampaikan presentasi sama halnya dengan kita berkomunikasi dengan audien. Arahkan pandangan kita ke depan menatap pandangan semua audien secara bergantian (jangan cuma menatap audien yang cakep saja). Dengan bertatap mata akan semakin membuat hubungan komunikasi lebih dekat, selain itu kita bisa mengetahui respon dari audien yang memperhatikan dengan yang tidak. Bagaimana jika kita belum berani menatap mata audien?... Kita bisa menatap dahi atau ujung rambut audien, yang penting jangan sering melihat ke bawah karena kita tidak sedang mencari uang yang jatuh.
- Pemilihan kata.
Gunakanlah bahasa yang mudah dimengerti oleh audien. Jangan karena supaya kelihatan jenius, kita menggunakan istilah-istilah yang justru membuat audien tidak mudeng (mengerti). Pakailah bahasa yang sopan, seperti menyebut audien dengan "bapak", "ibu", "adik" (jika audiennya pelajar) atau "anda", serta menyebut kita sendiri dengan "saya" atau langsung menyebut "nama kita". Jangan sok kayak artis yang suka menyebut dengan kamu, aku, loe, gue... karena itu mengesankan kita sombong dan meremehkan. Jika menggunakan bahasa daerah, maka pergunakan bahasa paling halus di daerah itu.
- Sisipkan Joke (Humor).
Suasana yang riang dan gembira akan terkesan lebih santai, dan itu membuat materi yang disampaikan bisa dengan mudah untuk diserap. Asal jangan bercanda terus dari awal sampai akhir, nanti malah dikira kita pelawak yang alih profesi jadi pembicara hehehehe...
- Tambahkan Diskusi (Tanya jawab).
Bila waktu memungkinkan, berilah waktu untuk sesion diskusi atau tanya jawab. Hal ini akan lebih menunjukan kepedulian terhadap audien, serta membuat presentasi berjalan dengan komunikasi dua arah. Apabila waktu yang diberikan tidak mencukupi, maka sisihkan waktu setelah presentasi untuk audien bertanya lebih dalam. Semakin kita care maka audien pun semakin merasa nyaman, sehingga ketika kita memberikan presentasi lagi di lain waktu, mereka pasti akan lebih respek dengan kita.
Uraian diatas adalah bagaimana supaya kita bisa menyampaikan presentasi yang baik dan juga menarik. Jadi bagi yang sudah punya keberanian untuk berbicara di depan umum, mulailah melakukan pengembangan diri agar kita bisa menjadi penyampai informasi yang baik dan disukai. Kita tidak tahu di masa depan kita akan jadi apa, sehingga tidak ada salahnya untuk mempersiapkan diri sejak dini.
Untuk selanjutnya, saya akan mengulas tentang jenis-jenis presentasi dan fungsinya. Bila para sobat tertarik, maka tetaplah staychun di blog saya untuk mengetahui kelanjutannya hehehehe....
